Business intelligence betekenis: wat is BI?

Elk programma in je bedrijf bewaart gegevens: het CRM over klanten, het boekhoudprogramma over omzet, het ticketsysteem over klantvragen. Elk programma heeft ook zijn eigen rapportages. Het probleem begint als je een vraag hebt die over meerdere programma's gaat, zoals: welke klanten leveren veel omzet op maar kosten ook veel supporttijd?

Business intelligence, kortweg BI, is het antwoord op die vraag. Een BI-tool haalt gegevens uit meerdere bronnen bij elkaar, brengt ze in één model en laat ze zien als grafiek, tabel of dashboard. Zo wordt het combineren van cijfers geen handwerk in een spreadsheet meer.

De stappen zijn bij elke BI-oplossing gelijk. Je verbindt de bronnen, vaak via een API of een standaardkoppeling. Je maakt de gegevens schoon en legt vast wat een klant, een order of een gewerkt uur precies is. Je bouwt rapporten rond de KPI's die ertoe doen. En je spreekt af wie ernaar kijkt en wanneer. De derde stap is de belangrijkste: een rapport zonder vraag blijft ongelezen.

Voor een mkb-bedrijf is BI niet altijd nodig. Heeft je bedrijf één hoofdprogramma, dan volstaan de rapportages daarvan vaak. BI loont als je regelmatig cijfers uit meerdere programma's handmatig combineert, of als je vaak ruzie hebt over welk getal klopt. Dan is één gedeelde bron de winst.

Slechte gegevens geven een slecht rapport, hoe mooi het scherm ook is. Daarom is de inrichting van de bronprogramma's belangrijker dan de BI-tool. Bij Zoho heet de BI-app Zoho Analytics. Bij een Zoho-inrichting leggen we eerst vast welke gegevens waar staan, en bekijken we pas daarna welke rapporten je nodig hebt. Een overzicht van alle apps staat op onze Zoho-pagina.