Wat is een workflow?

Elk bedrijf heeft workflows, ook als niemand ze zo noemt. Een offerte wordt aangevraagd, opgesteld, goedgekeurd en verstuurd. Een nieuwe collega krijgt een account, een laptop en een inwerkplan. Een klantvraag komt binnen, wordt toegewezen en beantwoord. Elke keer is er een reeks stappen met vaste rollen.

Het verschil zit in hoe ze worden bijgehouden. Zonder software hangt een workflow aan afspraken en geheugen: iemand denkt eraan om de volgende stap te zetten, of niet. Met software leg je de stappen vast en laat je het programma de overdracht doen. Is een offerte goedgekeurd, dan krijgt de verkoper automatisch een taak om hem te versturen.

Een workflow in software bestaat uit drie delen. Een trigger: de gebeurtenis die het begin vormt, zoals een nieuwe aanvraag. Een of meer acties: wat het programma doet, zoals een taak aanmaken, een mail sturen of een veld bijwerken. En vaak een voorwaarde: de actie gebeurt alleen als iets klopt, bijvoorbeeld als de deal boven een bepaald bedrag uitkomt.

Automatiseren is nuttig bij werk dat vaak terugkomt en elke keer hetzelfde gaat. Het is minder zinvol bij werk dat elke keer anders is. Wij beginnen daarom met een paar workflows die een echt probleem oplossen, in plaats van alles te automatiseren wat kan. Een CRM is er een goed voorbeeld van: daar zijn opvolgtaken en herinneringen vaak de eerste winst.

Workflows over de grenzen van één programma heen vragen om een API of een standaardkoppeling. En of een workflow werkt, zie je aan cijfers op een dashboard: hoe lang duurt het van aanvraag tot afronding, en waar blijft werk liggen? Bekijk ook onze pagina over Zoho en Zoho Flow.